Personel Dairesi Başkanlığı 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesinde belirtilen aşağıdaki işlemleri yapmakla görevlendirilmiştir.
1- Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak,
2- Personel sisteminin geliştirilmesi ile ilgili önerilerde bulunmak,
3- Tüm Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik isleriyle ilgili her türlü işlemleri yapmak,
4- Üniversite personelinin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak.
Kilis 7 Aralık Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı, üniversitenin insan kaynağının planlanması, yönetilmesi ve geliştirilmesi süreçlerinde kritik bir rol oynar. Başkanlığımız hem akademik hem de idari personelin tüm özlük haklarını, kadro ve atama süreçlerini yöneten ana merkezi olup aşağıda belirtilen görev özetleri ile belirtilmiştir;
1. Planlama ve Yönetim Görevleri
Daire Başkanı, üniversitenin genel stratejik hedefleri doğrultusunda personel ihtiyacını analiz eder ve yönetir.
* Kadro Planlaması: Üniversitenin birimlerinden gelen talepler doğrultusunda akademik ve idari kadro ihtiyaçlarını belirler, boş kadroların kullanım izinleri için Cumhurbaşkanlığı ve YÖK yazışmalarını yapar.
* İşe Alım Süreçleri: Akademik personel ilanlarının (Öğretim Üyesi, Araştırma Görevlisi vb.) ve idari personel atamalarının yasal mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlar.
*Görev Dağılımı ve Koordine: Bünyesinde tanımlı çeşitli görevlerin ilgili personele dağılımı ve sağlıklı bir şekilde işletilmesi süreçlerini yönetir. Görev konularında yapılan iş ve işlemleri diğer birimlerle koordine ederek yürürütür.
2. Özlük İşleri ve Sicil Takibi
Personelin işe girişinden emekliliğine kadar geçen tüm yasal sürecin takibinden sorumludur.
* Atama ve Terfiler: Personelin derece yükselmesi, kademe ilerlemesi ve unvan değişikliklerini takip eder.
* İzin ve Emeklilik: Yıllık, mazeret, sağlık ve ücretsiz izinlerin takibi ile emeklilik işlemlerinin (SGK süreçleri dahil) hatasız yürütülmesini koordine eder.
* Sicil ve Arşiv: Personelin gizli sicil dosyalarının ve özlük dosyalarının mevzuata uygun şekilde saklanmasını sağlar.
3. Eğitim ve Gelişim Sorumlulukları
Üniversite personelinin kalitesini artırmak için eğitim faaliyetlerini düzenler.
* Hizmet İçi Eğitim: İdari personelin görevlerindeki verimliliğini artırmak amacıyla mevzuat, teknoloji veya kişisel gelişim eğitimleri organize eder.
* Aday Memur Eğitimi: Yeni atanan idari personelin adaylık sürecindeki temel ve hazırlayıcı eğitimlerini planlar ve sınavlarını koordine eder.
4. Disiplin ve Hukuki Süreçler
*Personele uygulanan disiplin kayıtlarını tutar, ilgili sistemlere ekler, soruşturma kapsamında istenilen bilgi/belgeleri hazırlanması neticesinde teslim edilmesini sağlar.
*Disiplin kayıtlarının özlük dosyasından ve kayıtlardan silinmesi süreçlerini ilgili mevzuat kapsamında gerçekleştirilmesi için onay süreçlerini ve yazışmaları yapar.
*Görev konusuna giren işlemlerle Mahkemelerin Hukuk Müşavirliğinden istemiş olduğu bilgi ve belgelerde koordinasyonu sağlar. Mahkeme kararlarının uygulanmasına yönelik gerekli onay ve yazışmaları sağlayarak hukuki süreçlerin gerçekleşmesi noktasında önemli bir rol üstlenir.
5. Denetim ve Raporlama Yetkisi
*Daire Başkanı, kendi birimi üzerindeki hiyerarşik amirdir.
* Birim Denetimi: Personel Daire Başkanlığı bünyesindeki şube müdürlüklerinin ve memurların çalışmalarını denetler.
* Üst Yönetime Raporlama: Rektör ve Genel Sekreter’e personel hareketliliği, bütçe kullanımı ve kadro durumları hakkında düzenli raporlar sunar.