Başkanlığımızın stratejik planı, üniversitemizin genel 2023-2027 Stratejik Planı'na entegre edilmiş bir yol haritasıdır. Bu plan, birimin sadece rutin idari işlemleri yapmasını değil, aynı zamanda üniversitenin insan kaynağını geleceğe hazırlamasını amaçlar.
Başkanlığın bu plan çerçevesindeki stratejik yaklaşımı şu ana eksenlere oturmaktadır:
1. Stratejik İnsan Gücü Planlaması
* İhtiyaç Analizi: Üniversitenin akademik ve idari birimlerinin büyüme hedeflerine paralel olarak personel ihtiyacının doğru tespit edilmesi.
* Kadro Yönetimi: Cumhurbaşkanlığı ve YÖK tarafından verilen atama izinlerinin, üniversitenin stratejik öncelikli alanlarına yönlendirilmesi.
2. Kurumsal Kapasitenin ve Yetkinliğin Geliştirilmesi
* Hizmet İçi Eğitimler: Personelin sadece mevzuat değil, dijital okuryazarlık, iletişim ve kalite yönetimi gibi alanlarda da geliştirilmesi.
* Oryantasyon (Aday Memur Eğitimi): Kuruma yeni katılan personelin üniversite kültürüne hızlı adaptasyonunun sağlanması.
3. Dijitalleşme ve Veri Yönetimi
* Bürokrasinin Azaltılması: Hizmetlerin dijitalleştirilerek kağıt israfının önlenmesi ve işlem sürelerinin kısaltılması.
* Veri Doğruluğu: Personel özlük bilgilerinin (HİTAP, e-devlet vb.) tam güncellik ve güvenlikle yönetilmesi.
4. Kalite ve Performans Odaklılık (PUKÖ Uygulaması)
Stratejik planın en önemli parçası, hedeflerin PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsüyle izlenmesidir:
* İzleme: Yıllık faaliyet raporları ile hedeflerin ne kadarının gerçekleştiği ölçülür.
* Değerlendirme: Memnuniyet anketleri ile personelin ve diğer birimlerin geri bildirimleri alınır.
* İyileştirme: Beklentilerin altında kalan alanlar için yeni eylem planları hazırlanır.
Stratejik Planın Dayandığı Misyon ve Vizyon
* Misyon: "İnsan odaklı" bir anlayışla, yasalara uygun, verimli ve koordineli bir personel yönetim sistemi yürütmek.
* Vizyon: Mevcut insan kaynağı potansiyelini koruyan, mutlu bir iş ortamı sunan ve üniversitenin gelişimine aktif değer katan öncü bir birim olmak.
Stratejik Planın Takibi Hakkında:
Üniversite, her yılın sonunda bu planın gerçekleşme oranlarını içeren Birim Faaliyet Raporları yayınlar.
Temel Stratejik Amaçlar
İnsan Kaynağının Etkin Planlanması: Üniversitenin akademik ve idari birimlerinin ihtiyaç duyduğu nitelikli personel sayısını belirlemek ve bu kadroların liyakat esaslarına göre doldurulmasını sağlamak.
Personel Yetkinliklerinin Geliştirilmesi: Görevde yükselme, unvan değişikliği ve düzenli hizmet içi eğitimlerle personelin mesleki bilgi, beceri ve teknolojik adaptasyonunu en üst seviyeye çıkarmak.
Dijitalleşme ve E-Devlet Entegrasyonu: Personel özlük işlemlerini, arşivleme sistemlerini ve yazışma süreçlerini tamamen dijital ortama taşıyarak bürokrasiyi azaltmak ve işlem hızını artırmak.
Kurumsal Aidiyet ve Motivasyonun Artırılması: Çalışma ortamını iyileştirmek, personelin sosyal haklarını korumak ve üniversiteye olan bağlılığı güçlendirecek etkinlikler/sistemler geliştirmek.
Şeffaf ve Adil Yönetim Süreçleri: Atama, terfi, disiplin ve emeklilik gibi tüm süreçlerin yasal mevzuata tam uyumlu, şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
Kalite Yönetim Sisteminin Sürdürülebilirliği: Birim bünyesinde PUKÖ (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al) döngüsünü işleterek, hizmet kalitesini sürekli ölçmek ve iyileştirmek.
Performans Değerlendirme Sisteminin Kurulması: Personelin performansını objektif kriterlerle ölçebilen, başarıyı ödüllendiren ve eksiklikleri gideren bir takip mekanizması oluşturmak.
Performans Takibi İçin Kullanılan PUKÖ Döngüsü
Planla (P) :
Stratejik amaçlara yönelik yıllık eğitim ve kadro planlarının yapılması.
Bu aşama, döngünün en kritik basamağıdır. Sorunlar tespit edilir ve hedefler belirlenir.
Hedef Belirleme: Örneğin; "Personel eğitim memnuniyetini %90’a çıkarmak" veya "Dijital arşive geçişi tamamlamak."
İş Planı: Kimin, neyi, ne zaman ve hangi kaynaklarla yapacağı kararlaştırılır.
Risk Analizi: Süreçte karşılaşılabilecek olası aksaklıklar öngörülür.
Uygula (U):
Belirlenen eğitimlerin verilmesi ve atama süreçlerinin işletilmesi.
Planlanan faaliyetlerin hayata geçirildiği aşamadır.
Pilot Uygulama: Genellikle önce küçük ölçekte denemeler yapılır.
Veri Toplama: Uygulama sırasında neyin çalışıp neyin çalışmadığına dair veriler (hız, maliyet, personel geri bildirimi) kaydedilir.
Eğitim: Uygulamayı yapacak personele gerekli bilgilendirmeler yapılır.
Kontrol Et (K):
Eğitimlerin verimliliğini ve hizmet memnuniyetini anketlerle ölçmek.
Yapılan uygulamanın sonuçlarının, başlangıçtaki hedeflerle karşılaştırıldığı aşamadır.
Ölçme: "Hedeflenen dijitalleşme oranına ulaşıldı mı?" veya "Eğitimler verimli geçti mi?" sorularına yanıt aranır.
Analiz: Planlanan ile gerçekleşen arasındaki sapmalar (negatif veya pozitif) raporlanır.
Gözden Geçirme: Hataların kaynağı tespit edilir.
Önlem Al (Ö):
Hedeflerden sapma varsa süreçleri revize etmek ve iyileştirme çalışmalarını başlatmak.
Elde edilen sonuçlara göre sürecin standart hale getirilmesi veya yeniden düzenlenmesi aşamadır.
Standartlaştırma: Eğer uygulama başarılıysa, bu yeni yöntem artık kalıcı hale getirilir ve tüm birimlere yayılır.
Düzeltici Faaliyet: Hedefe ulaşılamadıysa, başarısızlık nedenleri analiz edilerek döngü başa (Planlama aşamasına) döndürülür.
Sürekli İyileştirme: Her döngü sonunda sistem bir önceki duruma göre daha verimli hale getirilir.
PUKÖ Neden Önemli?
Personel Dairesi Başkanlığı bu döngüyü kullandığında:
Personel özlük işlemlerinde hata payı azalır.
Bürokratik süreçler hızlanır.
Üniversitenin kurumsal hafızası güçlenir.
Personelin memnuniyeti ve aidiyeti artar.