Aday Memurların Yetiştirilmesi ve Asli Memurluğa Geçiş Süreçlerinin Yönetimi
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Aday Memurların Yetiştirilmelerine İlişkin Genel Yönetmelik çerçevesinde, Personel Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülen aday memur yetiştirme ve eğitim süreçleri, kamu hizmetlerinin sürekliliği ve kalitesi açısından stratejik bir öneme sahiptir.
Üniversitemiz bünyesine ilk defa atanan aday memurların; devletin temel yapısını tanımaları, görevlerinin gerektirdiği bilgi ve becerileri kazanmaları ve kurumsal aidiyet duygusuyla kamu hizmetine uyum sağlamaları amacıyla yürütülen süreçler şu başlıklar altında icra edilmektedir:
1. Adaylık Sürecinin Hukuki Takibi ve Takvimlendirilmesi
Giriş İşlemleri: Atama onayı ve göreve başlama yazışmalarını tamamlayarak personeli Özlük Dosyası ve Dijital Bilgi Sistemi (PBS/YÖKSİS) üzerinde "Aday Memur" statüsünde tanımlamak.
Süre Kontrolü (Md. 54): Adaylık süresinin 1 yıldan az, 2 yıldan çok olamayacağına dair yasal sınırın takibini yapmak.
Nakil ve Muvafakat Denetimi: Adaylık süresince kurumlar arası nakil yasağının uygulamak.
2. Eğitim Programlarının Planlanması ve İcrası
Genel Yönetmeliğin 4. maddesi uyarınca Başkanlığımız aday memur eğitimlerini üç ana evrede yönetmekle yükümlüdür:
* Temel Eğitim Organizasyonu: Bütün aday memurların, asli memur olabilmeleri için tabi tutuldukları, Devlet memurlarının ortak vasıfları ile ilgili hususları kapsayan eğitimi programını,
* Hazırlayıcı Eğitim Koordinasyonu: Aday memurların atandığı kurum veya kuruluşu, sınıfı ve görevi ile ilgili olarak yapılan eğitim programını,
* Staj (Uygulamalı Eğitim) Yönetimi: Adayın görev başında fiilen çalışarak denendiği sürecin, birim amirleri ile koordineli şekilde yürütülmesini sağlar.
3. Temel Eğitim Süreci ve Müfredat Yönetimi
657 sayılı Kanun uyarınca, aday memurlara sınıf ve kadroları ne olursa olsun, Devlet memurlarının ortak vasıfları ile ilgili temel bilgilerin kazandırılması hedeflenir. Bu aşamada Başkanlığımız; T.C. Anayasası, Devlet teşkilatı, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, resmi yazışma kuralları, halkla ilişkiler, gizlilik ve güvenlik gibi konuları kapsayan merkezi eğitim programlarını planlar. Eğitimin sonunda adayların mevzuat bilgisini ölçen nesnel sınavlar yapılarak, bir sonraki aşamaya geçişleri resmi kayıt altına alınır.
Temel Eğitim ile ilgili ilkeler;
(1) Temel eğitimin hedefi; Aday memurlara, Devlet memurlarının ortak vasıfları ile ilgili bilinmesi gereken, asgari bilgileri vermektir.
(2) Bu eğitim her sınıf ve kadrodaki memura ortak bir program dahilinde ve aday memurların öğrenim durumları dikkate alınarak uygulanır.
(3) Bu eğitimin süresi on günden az iki aydan çok olamaz.
4. Hazırlayıcı Eğitim ve Mesleki Uzmanlaşma
Temel eğitimi başarıyla tamamlayan adaylar, üniversitemizin işleyişine ve kendi görev alanlarına özgü detayları öğrenmek üzere hazırlayıcı eğitime tabi tutulur. Bu süreçte Başkanlığımız; personelin görev yaptığı birimin teşkilat yapısını, görev alanına giren özel mevzuatı, idari süreçleri ve üniversitemiz özgün hizmet standartlarını içeren modüller oluşturur. Bu aşama, personelin teorik bilgiyi kurumsal uygulama ile birleştirdiği kritik bir öğrenme fazıdır.
Hazırlayıcı Eğitim ile ilgili ilkeler;
(1) Hazırlayıcı eğitimin hedefi; Aday memurların işgal ettikleri kadro ve görevleri dikkate alınarak bu görevlerin yürütülmesi için gerekli bilgi ve becerileri kazandırmak ve görevlerine intibakını sağlamaktır.
(2) Hazırlayıcı eğitim bir aydan az 3 aydan çok olamaz.
5. Sınav ve Ölçme-Değerlendirme İşlemleri
* Sınav Komisyonunun Kurulması: Sınavların objektifliğini sağlamak üzere kurum içinden yetkin üyelerin yer aldığı komisyonun oluşumu için Rektörlük Makamından onay alır ve komisyonun sekretaryasını yürütür.
* Sınav Güvenliği ve Arşivleme: Soru bankalarının oluşturulması, sınav kağıtlarının basımı, sonuçların ilanı ve sınav evraklarının yasal süreler boyunca saklanmasını yönetmek.
* Başarısızlık Yönetimi (Md. 55): Sınavlarda başarısız olan adayların eğitim tekrarı veya ilişik kesme süreçlerini mevzuat hükümlerine göre işletmek.
Bu eğitimlerde sınav kağıtları eğitim ve sınav yürütme komisyonları tarafından değerlendirilir. Değerlendirme 100 tam puan üzerinden yapılır. 60 ve daha yukarı puan alanlar başarılı sayılır. Başarısız olan aday memurların kağıtları komisyonca bir daha okunarak değerlendirmeye tabi tutulur. Buçuklu puanlar bir üst tam puana tamamlanır.
Uzun cevaplı, yazılı ve uygulamalı sınavların kesin puanı sınavları yapmakla görevli komisyon üyelerinin verdikleri puanların aritmetik ortalaması alınarak bulunur.
6. Staj ve Adaylık Süresinin Takibi
Aday memurların kazandıkları bilgileri fiilen uygulama dökerek beceriye dönüştürmeleri amacıyla staj süreci yönetilir. Başkanlığımız, aday memurların ilgili birim amirleri gözetiminde yürütecekleri bu sürecin takibini yapar. Stajyer memurun görevindeki istekliliği, iş disiplini, iş birliği kabiliyeti ve etik değerlere uyumu Aday Memurun görev yaptığı birim tarafından takip edilir.
Staj Değerlendirme Belgesi;
Staja katılanlar staj değerlendirme belgesi ile değerlendirilirler.
Kurum ve kuruluşlar bu dönemdeki aday memurlarının yazılı veya uygulamalı sınava tabi tutarakta değerlendirebilirler, bu takdirde değerlendirme ilgili yönetmelik hükümleri esas alınarak yapılır. Staj değerlendirme belgesi Yönetmelik (Ek - 1) de gösterilmiştir.
*Değerlendirme Belgelerinin Takibi: Aday memur hakkında birim amirlerince doldurulan "Aday Memur Değerlendirme Belgesi"nin usulüne uygun, zamanında ve objektif kriterlerle doldurulmasını denetlemek.
Kanuni olarak bir yıldan az, iki yıldan çok olamayacak şekilde düzenlenen adaylık süresi boyunca personelin tüm işlemleri Başkanlığımız tarafından titizlikle izlenir. Bu süre zarfında aday memurun disiplin durumu, eğitim başarı puanları ve amirlerinin kanaatleri bir bütün olarak değerlendirilir. Olumsuz kanaat oluşan veya eğitimlerde başarısız olan adayların ilişik kesme süreçleri mevzuata uygun olarak yürütülür.
* Disiplin Takibi (Md. 56-57): Adaylık süresi içinde disiplin cezası alan personelin durumunu değerlendirerek, "kademe ilerlemesinin durdurulması" veya "aylıktan kesme" gibi kritik cezalarda ilişiğin kesilmesi teklifini makama sunmak.
7. Asli Memurluğa Atanma ve Yemin Merasimi
Adaylık sürecini başarıyla tamamlayan ve eğitim/staj aşamalarında yeterlilik gösteren personelin asli memurluğa atanma teklifleri hazırlanarak makam onayına sunulur. Asalet tasdiki sonrası personelin derece ve kademe ilerlemelerini sistemde güncelleyerek yapılan intibak işlemi birimine bildirilir.
Sürecin sonunda, 657 sayılı Kanun’un 6. maddesinde yer alan "Asli Devlet Memurluğu Yemini" için resmi tören organizasyonu Başkanlığımızca koordine edilir. Bu tören, personelin devlete olan sadakat borcunun ve sorumluluklarının resmen tescil edildiği bir manevi ve hukuki aşamadır.
8. Kurumsal Katma Değer
Bu kapsamlı eğitim ve yetiştirme modeli ile Personel Dairesi Başkanlığımız; üniversitemizin insan kaynağının en alt birimden en üst kademeye kadar hukuk devleti ilkelerine bağlı, profesyonel yetkinliğe sahip ve hizmet odaklı bir yapıda şekillenmesini sağlayarak Üniversitemizin personel kalitesinde ve hizmetlerinde katma değer üretmektedir.